Persondatapolitik ved ansøgninger

Bonnesen Advokater tager din persondatasikkerhed alvorligt.

Det betyder, at vi overholder de regler, som gælder vedrørende indsamling, registrering, anvendelse, opbevaring og sletning af dine personlysninger.

Nedenfor kan du læse om, hvordan vores politik er:

 

1. Bonnesen Advokater er den dataansvarlige.
Bonnesen Advokater er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig.

Vores kontaktoplysninger er pt.:

Bonnesen Advokater I/S
Hunderupvej 202
5230 Odense M

CVR nr.: 26 98 86 40

Telefon: 63141414
Mail: info@bonnesen.dk

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger. Henvendelse kan ske til kontoret, jf. ovenfor, eller direkte til vores persondataansvarlige, advokat Annette Petersen, på tlf. 63141428 eller ap@bonnesen.dk

2. Typer af oplysninger
Bonnesen Advokater indsamler så få personoplysninger som muligt og kun de oplysninger, som er relevante og nødvendige for at kunne behandle din ansøgning.

Vi vil typisk indsamle følgende personoplysninger om dig:

  • navn og adresse
  • fødselsdata
  • telefonnummer
  • mailadresse
  • uddannelsesforhold
  • erhvervserfaring
  • evt. helbredsoplysninger (ved flexjob)
  • foto

3. Hvor har Bonnesen Advokater dine oplysninger fra?
Vi indsamler oplysninger fra dig, når du ansøger om en stilling.

Det vil typisk være tale om de under pkt. 2 nævnte oplysninger, som du har valgt at  indsende i forbindelse med en ansøgning. I det omfang der er andre oplysninger end de ovenfor anførte vil oplysningerne komme fra dig selv og vil blive behandlet som øvrige oplysninger jf. nærmere nedenfor.

Herudover kan der blive tale om at indhente referencer. I så fald vil du blive anmodet om at give samtykke til dette.

4. Formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at vurdere, hvorvidt du er egnet til stillingen. Søger du uopfordret, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, hvorvidt vi har en stilling, der vil kunne passe til dig, enten nu eller i nærmeste fremtid.

Det juridiske grundlag for vores indsamling og behandling af dine personoplysninger er Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og § 12 i Databeskyttelsesloven, hvorefter vi kan indsamle og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Er det nødvendigt med helbredsoplysninger er det juridiske grundlag dit samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. stk. 2, litra a og Lov 1996-04-24 nr. 286 om brug af helbredsoplysninger mv. på arbejdsmarkedet ("Helbredsoplysningsloven") eller i specielle tilfælde, hvor det i øvrigt er nødvendigt for at overholde vores forpligtelser efter lovgivningen jf. Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b.

5. Frivillighed
Når Bonnesen Advokater indsamler personoplysninger direkte fra dig, giver du os personoplysningerne frivilligt for at kunne komme i betragtning til en stilling hos os.

Du vil i ansøgningssituationen aldrig være forpligtet til at give os personoplysninger, men konsekvensen kan være at du ikke kan komme i betragtning til stillingen.

6. Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med ansøgning til en ledig stilling vil dine personoplysninger ikke blive videregivet.

Er der behov for at trække referencer vil det alene være et spørgsmål om at oplyse dit navn overfor tidligere/eksisterende arbejdsgivere med det formål at vedkommende kan identificere dig.

Du vil altid forinden være orienteret om, at der indhentes referencer og være bedt om samtykke hertil.

Internt i virksomheden er adgangen til dine personoplysninger begrænset til de personer, der deltager i udvælgelsesprocessen. Alle er instrueret i fortrolighed og er underlagt retningslinjer for sletning/makulering jf. nærmere pkt. 9.

Det juridiske grundlag for videregivelsen (i forbindelse med referencer) af dine personoplysninger er samtykke jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

I tilfælde af efterfølgende tvist vil videregivelse være legitime interesser i at et evt. retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f og § 6 i Databeskyttelsesloven (almindelige personoplysninger) og nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f og § 7 i Databeskyttelsesloven (for så vidt angår følsomme oplysninger).

7. Overførsel af personoplysninger til databehandlere
I forbindelse med behandlingen af din ansøgning vil den under visse omstændigheder, jf. nærmere pkt. 9, blive lagret elektronisk i vort it-system. Vi har indgået databehandleraftaler med vore systemleverandører, hvilket betyder at de alene handler på vegne af Bonnesen Advokater og efter vores instruks. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til egne formål.

Vore databehandlere er underlagt samme strenge sikkerhedsforanstaltninger som Bonnesen Advokater.

8. Overførsler til modtagere i tredjelande
Vi overfører normal ikke personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

Hvis sådan overførsel finder sted, iagttager vi de nødvendige sikkerhedsgarantier, som krævet efter den gældende databeskyttelseslovgivning.

9. Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer kun personoplysninger om dig, så længe det er nødvendigt for at varetage de overfor angivne formål.

Kommer du ikke i betragtning til stillingen vil din ansøgning og herunder alle personoplysninger blive slettet.

Forventes der at opstå mulighed for ansættelse indenfor en rimelig tid (typisk 6 måneder) forbeholder vi os at gemme din ansøgning i det anførte tidsrum. For det tilfælde, at der som en del af dine personoplysninger indgår følsomme oplysninger vil du blive anmodet om samtykke til opbevaring.

Når vi modtager dine personoplysninger eller dokumenter, hvori personoplysninger indgår, vil de blive opbevaret på en digital sag. Bliver din ansøgning med bilag i forbindelse med ansættelsesprocessen printet ud, vil den blive makuleret efterfølgende, medmindre der foreligger særlige forhold, som tilsiger at dokumentet skal opbevares i fysisk form.

Vi har passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring mod uautoriseret adgang til, tab eller ødelæggelse af personoplysninger og anden data, som er undergivet vores ansvar, ligesom vi løbende udvikler vores sikkerhedspolitikker og procedurer for at sikre, at vores systemer er sikre og beskyttede.

Adgangen til personoplysninger er begrænset til de medarbejdere, som har et legitimt behov for at kunne tilgå oplysningerne.

10. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Oplysningspligten fremgår af artikel 13 og 14.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Se kontaktinformation under pkt. 1.

Udøvelsen af dine rettigheder kan dog være begrænset.

Bonnesen Advokater er således underlagt tavshedspligt. Det kan betyde, at vi i visse tilfælde kan undlade at iagttage oplysningspligten overfor dig, hvis personoplysningerne om dig eller behandlingen heraf skal forblive fortrolige.

Vi vil endvidere kunne undlade at opfylde oplysningspligten overfor dig, hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller hvis det er umuligt eller vil kræve en uforholdsmæssig stor indsats eller hindre opfyldelse af formålene med behandlingen at give dig oplysningerne.

Du har - med lovens begrænsninger - følgende rettigheder:

  • Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret) - dvs. ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger.
  • Ret til berigtigelse (rettelse) - du har ret til få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning - i særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
  • Ret til begrænsning af behandling - du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må Bonnesen Advokater fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Ret til indsigelse - du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) - du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i en struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
  • Ret til at trække dit samtykke tilbage - i det omfang, du har afgivet dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Tilbagetrækningen af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen. Ved en tilbagetrækning vil behandlingen af dine personoplysninger ophøre, og dine personoplysninger vil blive slettet, medmindre der f.eks. på grund af dokumentationshensyn er sagligt grundlag for fortsat at opbevare dine personoplysninger.

Vi kan i forbindelse med registreredes udøvelse af ovenstående rettigheder stille krav om relevant legitimation.

Du har ret til at klage til en kompetent tilsynsmyndighed, herunder Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Denne orientering er senest opdateret den 1. oktober 2018 og vil blive opdateret efter gældende regler, praksis eller ændringer af vores forretningsgange.